Verplichte transparantie over de uiteindelijk begunstigde(n) van de onderneming

· by

De nieuwe wettelijk verplichte transparantie over de uiteindelijk begunstigden van een onderneming vormt in de M&A-praktijk een belangrijk bijkomend actiepunt na realisatie van een overname (“post-closing to do”).

  • Wat?

De in België opgerichte vennootschappen, de (i)vzw’s, stichtingen, trusts en juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met fiducieën of trusts, zijn gehouden tot de volgende nieuwe verplichtingen, op grond van de “Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten”:

  • De Wet voegt in het Wetboek van Vennootschappen (artikel 14/1 en 14/2) en in de V&S-Wet[1] (artikel 58/11 en 58/12) de verplichting toe om toereikende, accurate en actuele informatie in te winnen en bij te houden, over wie de zogenaamde “uiteindelijke begunstigden” van de onderneming zijn.
  • De Wet voorziet daarnaast in de oprichting van een centraal register van uiteindelijke begunstigden (UBO-register). De genoemde ondernemingen moeten in dit UBO-register informatie registreren over hun uiteindelijke begunstigden, en moeten de uiteindelijk begunstigden ook inlichten over deze wettelijke verplichting en de registratie. De concrete toepassingsvoorwaarden en modaliteiten worden geregeld in het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 (in werking getreden op 31 oktober 2018).
  • Door wie?

De verplichtingen dienen concreet te worden uitgevoerd op initiatief en verantwoordelijkheid van de bestuurders, leden van het directiecomité of personen die deelnemen aan het effectief beleid van de genoemde ondernemingen.

In geval van niet-naleving, kunnen deze personen gesanctioneerd worden met een administratieve boete van 250 euro tot 50.000 euro. De bestuurders van vennootschappen, (i)vzw’s of stichtingen kunnen bovendien strafrechtelijk gesanctioneerd worden met een geldboete van 400 euro tot 40.000 euro.

  • Over wie?

De verplichtingen betreffen het inwinnen, bijhouden en registreren van informatie omtrent de uiteindelijke begunstigden van de onderneming (Ultimate Beneficial Owner of UBO). Dit is de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over de onderneming. Een persoon kan zowel op rechtstreekse als op onrechtstreekse wijze (via één of meerdere tussenliggende juridische entiteiten) eigenaar zijn of zeggenschappen hebben, en dit alleen of samen met anderen. Een onderneming kan één of meerdere uiteindelijke begunstigden tellen.

Per type onderneming reikt de wet de criteria aan om na te gaan wie in dat type onderneming de uiteindelijke begunstigde perso(o)n(en) is/zijn. Voor vennootschappen bijvoorbeeld, worden volgende personen als uiteindelijke begunstigde gekwalificeerd:

  • Elke natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of het eigendomsbelang in de vennootschap houdt;
  • Een belang van meer dan 25% van de stemrechten, de aandelen of het kapitaal van de vennootschap geldt als een indicatie van het genoemde toereikend percentage.
  • Een belang van meer dan 25% van de aandelen of het kapitaal gehouden door een vennootschap die onder zeggenschap staat van (i) één of meerdere natuurlijke personen of (ii) meerdere vennootschappen die onder zeggenschap staan van dezelfde natuurlijke perso(o)n(en), geldt als indicatie van het genoemde toereikend onrechtstreeks belang in hoofde van die natuurlijke perso(o)n(en).

Zie voor concrete voorbeelden het document “FAQ” dat beschikbaar is op de website vermeld onder punt “Vragen?” hierna.

en

  • Elke natuurlijke persoon die zeggenschap heeft over een vennootschap via andere middelen (bv. aandeelhoudersovereenkomst, recht om de meerderheid van de leden van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan te benoemen of te ontslaan, vetorechten);
  • Bij gebrek aan identificatie van bovenstaande personen (na uitputting van alle mogelijke middelen om dit te achterhalen) of bij twijfel hierover: elke natuurlijke persoon die behoort tot het hoger leidinggevend personeel van de vennootschap.

Voor vzw’s worden dan weer als uiteindelijke begunstigde gekwalificeerd:

  • de leden van de raad van bestuur;
  • de personen die gemachtigd zijn om de vzw te vertegenwoordigen;
  • de personen belast met het dagelijks bestuur;
  • de personen in wiens hoofdzakelijk belang de vzw werd opgericht of werkzaam is;
  • elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de vzw uitoefent.
  • Voor wie?

In het algemeen kan worden aangegeven dat het UBO-register in grote mate toegankelijk is. Transparantie is de doelstelling van deze nieuwe regels.

Het genoemde Koninklijk Besluit noemt de volgende categorieën van personen/instanties die toegang hebben tot de in het UBO-register opgenomen informatie over de uiteindelijke begunstigden van een vennootschap:

  • “de bevoegde autoriteiten”:

Hieronder vallen bv. de fiscale autoriteiten en andere overheidsinstellingen. Zij hebben gratis toegang tot alle geregistreerde gegevens over de uiteindelijke begunstigden.

  •  “de onderworpen entiteiten in het kader van de nakoming van hun verplichtingen inzake waakzaamheid ten aanzien van de cliënten”:

 Dit is een grote categorie van toegangsgerechtigde personen/entiteiten. Hieronder vallen onder meer de financiële instellingen (banken, verzekeraars, beleggingsondernemingen, leasingmaatschappijen, …), gerechtsdeurwaarders, advocaten, enzovoort, en dit in het kader van hun bijzondere verplichtingen op grond van de Witwaspreventiewet. Zij krijgen toegang tot alle geregistreerde gegevens over de uiteindelijke begunstigden maar zullen hiervoor wel een administratieve kost moeten betalen.

  • “elke burger”:

Concreet betekent dit dat iedereen de gegevens omtrent de uiteindelijke begunstigden van een vennootschap in het register zal kunnen raadplegen. Voor de “burger” (i.t.t. de categorieën onder 1) en 2) hierboven) geldt evenwel slechts een toegankelijkheid tot een beperkt gedeelte van de geregistreerde informatie. Zo zullen niet zichtbaar zijn: de voornaam, de geboortedag, het volledig verblijfsadres en het rijksregisternummer van de uiteindelijke begunstigde. Zijn daarentegen dus wél zichtbaar: onder meer de familienaam, de geboortemaand en –jaar, het land van verblijf, de nationaliteit, de omvang van het belang (bv. percentage van aantal aandelen door die persoon gehouden), de gegevens omtrent de evt. tussenliggende vennootschappen (bv. holdingstructuur). Ook de “burger” zal een administratieve kost moeten betalen opdat hij deze gegevens kan raadplegen. Tot slot: de zoekmogelijkheid voor deze categorie van personen is beperkt tot het opzoeken van de uiteindelijke begunstigden van een concrete vennootschap (op basis van de naam of het ondernemingsnummer van die vennootschap). Het is dus niet mogelijk voor de “burger” om van een bepaalde persoon na te gaan van welke ondernemingen die persoon allemaal uiteindelijke begunstigde is.

De gegevens over de uiteindelijke begunstigden van een vzw daarentegen, kunnen volgens het genoemde Koninklijk Besluit worden geraadpleegd door de onderstaande categorieën van personen:

  • “de bevoegde autoriteiten”:

Idem als hierboven.

  • “de onderworpen entiteiten in het kader van de nakoming van hun verplichtingen inzake waakzaamheid ten aanzien van de cliënten”:

 Idem als hierboven.

  • “elke andere persoon of organisatie die een legitiem belang aantoont”:

Andere personen/organisaties dan de categorieën onder 1) en 2) hierboven kunnen toegang krijgen tot de gegevens over de uiteindelijke begunstigden van een vzw, mits zij daartoe een gemotiveerde aanvraag doen bij de Administratie van de Thesaurie waarin zij hun “legitiem belang” voor het inkijken van de gevraagde gegevens moeten aantonen. Het legitiem belang wordt ingevuld in functie van de doelstelling van de nieuwe regels, met name de strijd tegen witwas/terrorismefinanciering. De drempel ligt hier dus heel wat hoger dan wat de inzagerechten van de “burger” betreft ten aanzien van de gegevens van de uiteindelijke begunstigden in vennootschappen. Anders dan voor “burgers” kunnen deze personen of organisaties wel een opzoeking doen op naam/ondernemingsnummer van de betrokken vzw óf op naam van een bepaalde natuurlijke persoon/uiteindelijke begunstigde. De toegankelijkheid is ook hier beperkt tot een gedeelte van de geregistreerde informatie over de uiteindelijke begunstigden. Zo zullen niet zichtbaar zijn: de voornaam, de geboortedag, het volledig verblijfsadres en het rijksregisternummer van de uiteindelijke begunstigde. Zijn daarentegen dus wél zichtbaar: onder meer de familienaam, de geboortemaand en –jaar, het land van verblijf, de nationaliteit en de wijze waarop deze persoon over de zeggenschap in de vzw beschikt. Ook deze categorie van personen/organisaties is een administratieve kost verschuldigd om de gevraagde gegevens te kunnen raadplegen.

  • “elke andere persoon die een schriftelijke aanvraag bij de Administratie van de Thesaurie indient voor de vzw, (i)vzw, stichting, trusts, fiducieën of gelijkaardige juridische entiteiten die zeggenschap hebben over een vennootschap, vzw, (i)vzw of stichting”:

Tot slot kunnen ook andere personen toegang krijgen, mits zij daartoe een specifieke aanvraag doen bij de Administratie van de Thesaurie waarin zij aantonen dat de bij de aanvraag betrokken informatieplichtige een vennootschap, vzw, (i)vzw of stichting beheerst. Ook hier is ook een opzoeking op naam van een natuurlijke persoon/uiteindelijke begunstigde mogelijk, zijn “slechts” de gegevens vermeld onder punt 3) hierboven raadpleegbaar en is een administratieve kost verschuldigd voor de raadpleging van het register.

  • Wanneer?

Op initiatief van het bestuursorgaan dienen de gegevens betreffende de uiteindelijke begunstigden van de onderneming te worden geregistreerd binnen de maand te rekenen vanaf het tijdstip waarop die informatie gekend of gewijzigd is. Minstens jaarlijks dient de informatie in het register te worden geverifieerd en desgevallend bijgewerkt.

De gegevens moesten in principe voor het eerst uiterlijk 30 november 2018 worden geregistreerd. De FOD Financiën heeft wel aangekondigd dat zij de informatieplichtige ondernemingen tot 31 maart 2019 de tijd geeft om de informatie te registreren (lees: tot 31 maart 2019 zullen geen sancties worden opgelegd).

  • Hoe?

U kan de gegevens over de uiteindelijke begunstigden van uw onderneming registreren (of aanpassen) via het online portaal MyMinFin of MyMinFin Pro, tabblad Applications. U kan alleen verbinding maken met de online applicatie via uw elektronische identiteitskaart of een andere authenticatiemethode die is goedgekeurd door de FOD Financiën (zoals token, Itsme en mobileapp). Het bestuur kan ook een gevolmachtigde aanduiden om de registratie praktisch af te handelen (bijvoorbeeld de boekhouder van de onderneming).

  • Vragen?

De FOD Financiën publiceerde naast het betrokken Koninklijk Besluit ook andere zeer nuttige informatie omtrent de nieuwe UBO-verplichtingen op haar website (https://financien.belgium.be/nl/ubo-register). Zij beantwoordde zo onder meer reeds de meest voorkomende vragen via het document Frequently Asked Questions (FAQ) en publiceerde tevens een gebruikershandleiding die u kan helpen bij de registratie.

 

Dit blogartikel werd  geactualiseerd op 2 april 2019 en 23 september 2019: zie link en link. 

 

Kim Van Herck en Margaux Van Hove, intui advocaten

kim.vanherck@intui.be / margaux.vanhove@intui.be

http://www.intui.be

[1] Wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen.