Uit het oog, maar niet uit het hart: alternatieven voor fysieke aanwezigheid op algemene vergaderingen
De vraag naar wettelijke alternatieven voor fysieke aanwezigheid op algemene vergaderingen van een vennootschap of (I)VZW werd het voorbije jaar actueler dan ooit. Het W.Venn. respectievelijk het WVV bevatte ook reeds vóór de problematiek omtrent COVID-19 een arsenaal aan mogelijkheden, al dan niet voorbehouden voor vennootschappen. Door de Wet van 20 december 2020 (BS 24 december 2020) houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19, werden bijkomend enkele tijdelijke maar ook definitieve versoepelingen in het leven geroepen, met ook bijkomende opties voor de (I)VZW’s.
We zetten de op vandaag bestaande vennootschaps- en verenigingsrechtelijke opties op een rijtje, als alternatief voor de klassieke default besluitvormingsprocedure van de fysieke algemene vergadering:
- De schriftelijke algemene vergadering (éénparige schriftelijke besluitvorming)
Het WVV biedt voor de BV (art. 5:85 WVV), de CV (art. 6:71 WVV) en de NV (art. 7:133 WVV) de mogelijkheid van de zogenaamde “schriftelijke algemene vergadering”. Door de Wet van 20 december 2020 werd deze mogelijkheid uitgebreid naar de VZW (art. 9:14/1 WVV) en de IVZW (art. 10:6/1 WVV).
Dit mechanisme laat toe dat aandeelhouders resp. leden schriftelijk besluiten nemen (desgevallend zelfs op verschillende data), zonder dat er een fysieke algemene vergadering moet worden georganiseerd. Bestuurders en commissaris hoeven in dat geval (principieel) niet te worden betrokken. Voorwaarden zijn dat alle aandeelhouders resp. leden instemmen met de toepassing van deze mogelijkheid, alsook unaniem de te nemen beslissingen goedkeuren. De (wettelijke en evt. statutaire) oproepingsformaliteiten dienen in deze hypothese niet te worden nageleefd, en de mogelijkheid tot een dergelijke schriftelijke algemene vergadering dient niet expliciet te worden toegestaan in de statuten. Zij kan in de statuten echter wel worden beperkt of uitgesloten.
Belangrijke kanttekening bij de schriftelijke algemene vergadering is dat zij niet kan worden toegepast voor besluiten tot statutenwijziging (ongeacht of dergelijk besluit bij onderhandse akte, zoals bijvoorbeeld voor de VZW het geval is, dan wel bij authentieke akte wordt genomen). Zij kan wel worden aangewend voor bijvoorbeeld de goedkeuring van de jaarrekening.
De schriftelijke besluitvormingsprocedure van de algemene vergadering bewijst haar nut voor kleinere vennootschappen en VZW’s, waar de kans (veelal) groter is dat de aandeelhouders resp. leden het unaniem eens zijn over de te nemen beslissingen en dat het bekomen van de nodige schriftelijke akkoorden eenvoudig kan worden georganiseerd. Voor de IVZW is dit nut wellicht beperkt. Deze vereniging werd sowieso reeds beheerst door een verregaande contractuele vrijheid, maar bovendien wordt zij vaak gekenmerkt door een groot aantal leden. Gelet op de vereiste unanimiteit, zal het daarom in veel gevallen voor een IVZW niet eenvoudig zijn om tot een éénparig schriftelijk besluit te komen. Hetzelfde geldt voor de vennootschappen en VZW’s met een relatief groot aantal aandeelhouders/leden.
- Vertegenwoordiging bij volmacht
Aandeelhouders van een BV (art. 5:95 WVV), CV (art. 6:80 WVV), en NV (art. 7:142 WVV) en leden van een (I)VZW (art. 9:15 WVV voor wat betreft de VZW – algemene contractuele lastgevingsregels voor wat betreft de IVZW) kunnen zich daarnaast ook door een lasthebber laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering. De lasthebber krijgt dan middels een bijzondere volmacht dezelfde rechten als de aandeelhouder resp. het lid die/dat hij op de algemene vergadering vertegenwoordigt. In tegenstelling tot wat geldt voor de BV, CV en (I)VZW is er in de NV geen mogelijkheid om dit recht uit te sluiten door het opnemen van een verbodsbepaling in de statuten.
In een VZW kan de volmacht enkel worden verleend aan een ander lid, behoudens indien de statuten in de uitdrukkelijke mogelijkheid voorzien van een volmacht aan een derde. In de BV, CV, NV en IVZW kan de volmacht ook aan een derde worden verleend, tenzij de statuten anders bepalen. De statuten kunnen ook verdere beperkingen aan het volmachtrecht opleggen (bv. vereisten waaraan de volmacht moet voldoen, bv. beperking op het aantal volmachten dat een lasthebber kan dragen).
Een volledige oplossing voor de verplichting tot “social distancing” wordt door deze optie echter niet geboden, nu principieel nog steeds een fysieke algemene vergadering, met toepassing van de (wettelijke en evt. statutaire) oproepingsformaliteiten, dient te worden georganiseerd (aanwezigheid bureau en uitnodiging leden bestuursorgaan/commissaris).
Er wordt aangenomen dat de leden van het bestuursorgaan zich voor hun deelname aan een algemene vergadering niet bij volmacht kunnen laten vertegenwoordigen (zgn. “intuitu personae” mandaat). Mits zij rechtsgeldig zijn opgeroepen of mits er door hen afstand wordt gedaan van de oproepingsformaliteiten, kan de algemene vergadering principieel wel doorgaan in hun afwezigheid (tenzij de betrokkene deel uitmaakt van het bureau en tenzij hierdoor het vraagrecht zou worden uitgehold).
- Voorafgaandelijk uitbrengen van stemmen
Voor zover statutair toegelaten, bestaat tevens de optie tot het uitbrengen van een stem voorafgaandelijk aan het plaatsvinden van de algemene vergadering (art. 5:89 § 4 en 5:95 WVV voor de BV, art. 6:75 §4 en 6:80 WVV voor de CV, art. 7:146 §1 WVV voor de NV, art. 9:16/1 §2 WVV voor de VZW, art. 10:7/1 §2 WVV voor de IVZW). De statuten moeten voorzien in een regeling overeenkomstig dewelke het voorafgaand stemmen moet gebeuren. Voor wat betreft de voorafgaandelijke stemming bij brief of op elektronische wijze binnen de NV, gelden daarnaast de bijkomende wettelijke voorschriften van artikel 7:146 WVV.
Ook hier zal er nog steeds een fysieke algemene vergadering moeten worden georganiseerd (zie hoger).
- Deelname op afstand aan de algemene vergadering
Ten slotte biedt het WVV de mogelijkheid aan het bestuursorgaan om de aandeelhouders resp. leden toe te laten op afstand aan de algemene vergadering deel te nemen, middels een door de vennootschap of (I)VZW ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel (art. 5:89 WVV voor de BV, art. 6:75 WVV voor de CV, art. 7:137 WVV voor de NV, art. 9:16/1 WVV voor de VZW, art. 10:7/1 WVV voor de IVZW). De elektronische deelname van de aandeelhouders resp. leden wordt in deze hypothese gelijkgesteld met een fysieke aanwezigheid (in het licht van de vereisten voor aanwezigheid en meerderheid). Deze mogelijkheid was aanvankelijk enkel voorhanden indien een statutaire machtiging daartoe voorzien was. Aangezien de statuten van heel wat rechtspersonen deze machtiging niet voorzagen, kon dit geen oplossing bieden voor de praktische problemen ingevolge COVID-19. De nieuwe Wet van 20 december 2020 maakt komaf met deze bijkomende vereiste: het gewijzigde WVV laat toe dat een elektronische algemene vergadering wordt georganiseerd, ook zonder statutaire machtiging.
Er gelden een aantal aandachtspunten voor de praktische organisatie van de versoepelde elektronische algemene vergadering op afstand. In eerste instantie moet het gebruikte elektronische communicatiemiddel toelaten dat (i) de identiteit en hoedanigheid van de deelnemers kan worden gecontroleerd, (ii) de deelnemers rechtstreeks, ononderbroken en gelijktijdig (“live”) kennis kunnen nemen van de besprekingen en (iii) de aandeelhouders/leden hun stemrecht kunnen uitoefenen. Er gelden geen voorschriften omtrent het specifieke soort communicatiemiddel, voor zover aan voormelde voorwaarden kan worden voldaan. Dit impliceert dan ook dat de algemene vergadering rechtsgeldig kan verlopen via Zoom, Teams of Skype, indien aan alle voorwaarden is voldaan. Ook het organiseren van een algemene vergadering via conference call lijkt ons in die optiek mogelijk, in de (wellicht eerder kleinere) rechtspersonen waar men elkaar goed kent en er geen discussie kan zijn over de identiteit en hoedanigheid van de deelnemers.
Tot 30 juni 2021 is het niet vereist dat het elektronische communicatiemiddel de aandeelhouders resp. leden de mogelijkheid biedt om zelf “live” deel te nemen aan de beraadslaging en om vragen te stellen (wel om “live” kennis te kunnen nemen van de beraadslaging en het stemrecht uit te oefenen). Het bestuursorgaan zal echter wel moeten motiveren in de oproeping waarom de vennootschap of (I)VZW niet over dergelijk elektronisch communicatiemiddel beschikt. Voor algemene vergaderingen ná de genoemde datum dient het bestuursorgaan deze mogelijkheid tot “live” deelname aan beraadslaging en stellen van vragen wel (opnieuw) te verzekeren opdat van deze procedure gebruik kan worden gemaakt.
Andere voorwaarden zijn dat de procedure om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering, nauwkeurig wordt uiteengezet in de oproeping en desgevallend op de website van de vennootschap. Doen zich technische problemen voor gedurende de algemene vergadering, dan moeten deze worden opgenomen in de notulen.
Ook hier is nog steeds vereist dat de (wettelijke en evt. statutaire) oproepingsformaliteiten voor de algemene vergadering worden nageleefd, en dat de leden van het bureau fysiek deelnemen aan de algemene vergadering. De leden van het bestuursorgaan, voor zover zij geen lid zijn van het bureau, alsook de commissaris, kunnen wel op afstand deelnemen. De deelname door een aandeelhouder of lid op afstand, op elektronische wijze, kan ook gebeuren bij volmacht (zie hoger).
Het huidige ondernemingslandschap is gebaat bij de versoepelingen rond de organisatie van algemene vergaderingen in vennootschappen en (I)VZW’s. Niet enkel de maatregelen omtrent COVID-19, maar ook de praktische voordelen die deze opties voor de besluitvorming met zich meebrengen, maken dat deze versoepelende wetgeving alleen maar kan worden toegejuicht.
Kim Van Herck en Soetkin Goossens, intui advocaten
Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.